Verdieping · 6 min lezen ·
Zzp’ers en onderaannemers gratis laten meewerken
In Sleutelklaar betaal je alleen voor je vaste team. Meekijkers, zzp’ers, onderaannemers en klanten werken gratis mee. Zo werkt het, met een rekenvoorbeeld.
Bij bijna elke oplevering werken mensen mee die niet bij je in dienst zijn: een zzp’er die de kozijnen afhangt, een installateur, een tegelzetter. In Sleutelklaar betaal je alleen voor je eigen vaste team. Meekijkers, zzp’ers, onderaannemers en klanten werken gratis mee, en zien alleen wat bij hun werk hoort.
Waarom externen in hetzelfde dossier horen
Veel opleverpunten worden opgelost door iemand van buiten. Krijgt die het punt als doorgestuurde foto in een appje, dan gaat er onderweg informatie verloren: waar het precies zit, vóór wanneer het klaar moet en wat er is afgesproken. En als het klaar is, komt het bewijs weer los binnen.
Werkt de zzp’er of onderaannemer in hetzelfde project, dan ziet die het punt met foto, plek en hersteldatum, en meldt die het herstel klaar met een eigen foto. Jij keurt het goed op dezelfde plek. Hoe dat precies werkt, lees je in Herstel na de oplevering.
Daarbij wil je twee dingen niet: dat je voor elke los ingehuurde vakman een plek moet betalen, en dat een externe partij meekijkt in je prijzen of in projecten waar die niets mee te maken heeft.
Wie betaalt en wie niet
Je betaalt alleen voor vaste teamleden met een plek: Eigenaar, Beheerder en Medewerker. Alle anderen zijn gratis.
| Wie | Telt mee voor je pakket? | Wat diegene doet |
|---|---|---|
| Eigenaar | Ja | Beheert het bedrijf, het team en alle dossiers. |
| Beheerder | Ja | Beheert het team, de controlelijsten en alle dossiers. |
| Medewerker (vast teamlid) | Ja | Legt opleveringen vast, maakt rapporten en meldt herstel. |
| Meekijker in je eigen team | Nee | Kijkt mee in dossiers en rapporten, maar wijzigt niets. |
| Zzp’er of losse persoon | Nee | Ziet alleen de projecten waarop die staat. |
| Ander bedrijf | Nee | Een onderaannemer of partner. Hun Coördinator nodigt zelf collega’s uit, ook gratis. |
| Klant | Nee | Zonder account: rapport, klantupdate, tekenen en online akkoord. |
Dat staat ook in de app. Bij Team en toegang lees je: "Nodig een vast teamlid uit. Een zzp’er of ander bedrijf voeg je gratis toe op een project."
Iemand toevoegen aan een project
Je voegt externen toe per project:
- Open het project en ga naar Mensen.
- Tik op Toevoegen. De app vraagt "Wie wil je toevoegen?".
- Kies Iemand uit je team, Zzp’er of losse persoon of Ander bedrijf.
- Vul bij een zzp’er het e-mailadres in en kies de rol in dit project. Diegene krijgt een gratis uitnodiging per mail en ziet alleen dit project.
- Kies je Ander bedrijf, dan nodig je de contactpersoon van dat bedrijf uit. Die wordt de Coördinator en nodigt zelf collega’s uit met Collega uitnodigen. Zo’n collega "werkt gratis mee namens" dat bedrijf en ziet alleen dit project.
In de lijst Mensen staat bij een zzp’er het label Extern. Mensen van een ander bedrijf staan erin onder de naam van hun bedrijf, met het woord partner erbij. Per project heeft iedereen een rol: Projectleider, Medewerker of Meekijker. Iemand van een ander bedrijf krijgt nooit een hogere rol dan dat bedrijf zelf: Medewerker of Meekijker.
Wat externen wel en niet zien
Een zzp’er of iemand van een ander bedrijf ziet alleen de projecten waarop die staat. Als Medewerker werkt diegene mee aan opleveringen, herstel, taken en het gesprek van dat project.
Wat een extern niet ziet en niet kan:
- Financieel en de Prijslijst, en dus ook geen prijslijst importeren
- Team en toegang
- andere projecten, en zelf projecten aanmaken
- de Overstapservice
In het Wkb-dossier voegt een extern de materialen, installaties en documenten van het eigen werk toe. De instellingen en de brieven blijven bij jou, en een zzp’er ziet daar de e-mailadressen niet. Rondt een extern een oplevering af, dan staat de klant van het project niet vooraf als ontvanger klaar en staat Automatisch versturen standaard uit. Een deeloplevering van een onderaannemer gaat dus niet vanzelf naar je klant.
Een project afschermen
Staat de schakelaar uit, dan kan iedereen van je bedrijf het project openen, ieder met zijn eigen rol. Wil je dat alleen de mensen in de lijst het project zien, zet dan in Mensen de schakelaar Alleen deze mensen zien het project aan. Daarna zien alleen die mensen, de eigenaar en de beheerders het project. De app zegt vooraf hoeveel teamleden het project dan niet meer zien. Hun open taken en herstel op dat project gaan terug naar niemand.
Werk je zelf voor anderen?
Ben je zelf zzp’er en word je door meerdere bedrijven ingehuurd, dan zie je dat werk in één compacte sectie Voor anderen, op het Overzicht en in de Planning. Elke regel heeft het logo van dat bedrijf. Tik je erop, dan wissel je naar dat bedrijf en open je het werk daar. In de Planning kies je tussen Alles, Eigen werk en Voor anderen, zie Opleveringen en herstel inplannen met je team. Werken voor een ander bedrijf kan altijd, ook zonder eigen pakket.
Wanneer wordt een extern een vast teamlid?
Geef je iemand toegang tot Alle projecten, of laat je nieuwe projecten automatisch bij diegene komen, dan is diegene een vast teamlid. Als Medewerker neemt die dan een plek in.
Staat een zzp’er op 5 of meer van je lopende projecten, dan stelt Sleutelklaar voor om diegene vast teamlid te maken. Dat is een suggestie, geen blokkade. Meekijkers, zzp’ers, andere bedrijven en klanten blijven gratis, en er komen nooit automatisch kosten bij.
Wat het kost: een rekenvoorbeeld
Elke functie zit in elk pakket. De prijzen zijn per bedrijf, excl. btw:
- Solo: € 29,99 per maand voor 1 persoon, alleen jij. Per jaar € 299,90. Ook met Solo voeg je zzp’ers, onderaannemers en klanten gratis toe aan je projecten.
- Team: € 59,99 per maand, met 5 personen inbegrepen. Een extra persoon kost € 9,99 per maand (per jaar € 99,90). Team gaat tot 17 personen. Per jaar € 599,90.
- Bedrijf: € 179,99 per maand, met 20 personen inbegrepen. Een extra persoon kost € 8,99 per maand (per jaar € 89,90). Per jaar € 1.799,90.
Per jaar betaal je 10 maanden en gebruik je er 12.
Stel: je bedrijf heeft 7 vaste mensen. Jij bent eigenaar, er is een beheerder op kantoor en er zijn 5 medewerkers. Daarnaast werk je met 4 zzp’ers, 2 onderaannemers en 2 Meekijkers. Alleen de 7 vaste mensen tellen mee.
- Per maand met Team: € 59,99 + 2 × € 9,99 = € 79,97 per maand excl. btw.
- Per jaar met Team: € 599,90 + 2 × € 99,90 = € 799,70 per jaar excl. btw.
- De zzp’ers, de onderaannemers, de Meekijkers en je klanten: € 0.
Je kunt Sleutelklaar 30 dagen gratis proberen, zonder betaalgegevens. Er gaat niets automatisch over naar betaald. Een pakket neem je af via de website, met de eerste betaling via iDEAL en daarna SEPA-incasso via Mollie. Alle prijzen staan op prijzen, en een proefperiode start je met account maken.