Verdieping · 7 min lezen ·
Offerte, meerwerk en factuur in hetzelfde project
Offerte, meer- en minderwerk, kosten en factuur bij het project van je oplevering, met online akkoord van je klant. En wat Financieel bewust niet doet.
Bij een oplevering gaat het vaak ook over geld. Was dat extra stopcontact meerwerk, en heeft de klant daar akkoord op gegeven? Staan offerte, meerwerk en factuur in hetzelfde project als de oplevering, dan zie je dat in één keer. Sleutelklaar heeft daarvoor Financieel: offertes, meer- en minderwerk, kosten en facturen per project. Het is geen boekhoudpakket, en dat is bewust.
Waarom geld en oplevering bij elkaar horen
Discussies bij de oplevering gaan vaak niet over het werk dat in de offerte stond, maar over wat er onderweg bij kwam of af ging. Was het afgesproken, voor welke prijs, en wie gaf akkoord? Staat dat in een losse mail of in een appje, dan is het bij de oplevering lastig terug te vinden.
Daarom helpt het om per project drie dingen bij elkaar te hebben: de offerte waar de klant akkoord op gaf, elk meer- en minderwerk met een eigen akkoord, en de facturen die daaruit volgen. Dan klopt de laatste factuur met wat er echt is afgesproken.
Meerwerk: eerst akkoord, dan uitvoeren
Volgens artikel 7:755 BW kan de aannemer bij toevoegingen of veranderingen die de opdrachtgever wil alleen een hogere prijs vorderen als hij de opdrachtgever op tijd heeft gewezen op de noodzaak van die prijsverhoging, tenzij de opdrachtgever dat uit zichzelf had moeten begrijpen. De praktische les: maak meerwerk vooraf zichtbaar, met een prijs, en leg het akkoord vast voordat je begint. Raadpleeg bij twijfel een jurist.
Een goed meerwerk bevat:
- een korte omschrijving van wat er bij komt of vervalt, met een foto als dat helpt;
- de prijs, met duidelijk of die excl. of incl. btw is;
- het akkoord van de klant, met naam, datum en de manier waarop (getekend, online, per mail of telefonisch).
Stel: je klant vraagt tijdens een badkamerverbouwing om elektrische vloerverwarming. Leg dat dan meteen vast als meerwerk met twee regels, vloerverwarming en thermostaat, en laat de klant tekenen voordat de tegelzetter begint.
Financieel in Sleutelklaar
De onderdelen van Financieel zijn Extra’s die je zelf aanzet: Offertes, Meer- en minderwerk, Kosten, Facturen en Prijslijst. Ze zitten in elk pakket, zonder meerprijs. Wat je medewerkers en Projectleiders zien, stel je per rol in bij Instellingen › Offertes en facturen › Wie ziet wat?. Kies je voor medewerkers "Vastleggen, zonder prijzen", dan leggen ze meerwerk en kosten vast en vult kantoor de prijzen in. Externen op je project, zoals zzp’ers en andere bedrijven, zien Financieel nooit, zie Zzp’ers en onderaannemers gratis laten meewerken.
Prijslijst
In de Prijslijst zet je je vaste materialen en werkzaamheden, per soort: Materiaal, Arbeid, Materieel, Onderaanneming en Overig. Per regel leg je de inkoopprijs of kostprijs vast, de verkoopprijs of het uurtarief, de leverancier en het artikelnummer. In een offerte of meerwerk kies je die regels daarna met één tik.
Heb je al een prijslijst, dan gebruik je Prijslijst importeren: uit Excel, csv, Numbers, pdf, Word, een foto of een scan, tot 10 bestanden tegelijk. Een AI-dienst leest de prijzen. De app vraagt bijvoorbeeld of de prijzen inclusief of exclusief btw zijn. Niets komt in je prijslijst voordat jij op Importeren tikt. Alleen een eigenaar of beheerder kan de prijslijst wijzigen.
Offerte
Een offerte krijgt bij het maken een nummer, zoals OFF-2026-001. Je zet er regels in, met kopjes en stelposten waar nodig. Standaard is een offerte 30 dagen geldig: de datum staat bij Geldig tot. Daarna staat hij op Verlopen.
Bij versturen kies je hoe de klant hem krijgt:
- Per mail: de klant krijgt de pdf en een knop om online akkoord te geven.
- Link delen: je krijgt een link om zelf te delen, bijvoorbeeld via WhatsApp.
- Zonder versturen: alleen afronden. Je geeft de pdf zelf aan de klant.
Moet er na het versturen nog iets veranderen, dan tik je op Wijzigen. De volgende keer verstuur je een nieuwe versie, en de links van eerdere versies werken dan niet meer.
Meerwerk en minderwerk
Meer- en minderwerk krijgen per project een nummer: Meerwerk 1, Meerwerk 2, Minderwerk 1. Een medewerker op de bouwplaats legt het vast met foto’s en tikt op Naar kantoor sturen. Op kantoor staat het dan als "Klaar voor prijzen". Daar vul je de prijzen in en verstuur je het naar de klant, net als een offerte.
Een offerte en een meerwerk hebben dezelfde toestanden: Concept, Wacht op akkoord, Akkoord, Niet akkoord en Ingetrokken.
Het akkoord van de klant
Je klant geeft op drie manieren akkoord:
- Online. De klant opent de link uit de mail, zonder account, en kiest Akkoord geven of Niet akkoord. Bij akkoord zet de klant een handtekening. Is er een mailadres bekend (het adres waar je het document naartoe stuurde, of anders dat van de klant), dan bevestigt de klant eerst met een code van zes cijfers die naar dat adres gaat. Het getekende pdf-bestand gaat terug naar je bedrijf.
- Ter plekke. Met Laat tekenen geef je je telefoon aan de klant. Die ziet de regels en het totaal, controleert de naam en tekent onder een zin als: "Ik ga akkoord met dit meerwerk van € 899,64 incl. btw." Gaat de klant niet akkoord, dan kiest die Niet akkoord.
- Telefonisch, per mail of op papier. Met Akkoord vastleggen noteer je de naam van de klant en hoe het akkoord is gegeven.
Een offerte of meerwerk met akkoord telt mee in de opdrachtsom van het project.
Factuur, termijnen en creditfactuur
Een factuur begint als concept. Bij versturen krijgt hij zijn nummer, zoals FAC-2026-001, en de nummers lopen zonder gaten door. Daarna kun je de factuur niet meer wijzigen. Een fout herstel je met een creditfactuur via Crediteren. De standaard betaaltermijn is 14 dagen. Een factuur staat op Concept, Openstaand, Te laat of Betaald, en een creditfactuur op Te verrekenen of Verrekend.
Factureer je in termijnen, dan maak je een Termijnschema. Per termijn kies je wanneer hij wordt gefactureerd: Bij akkoord op de offerte, Bij de start van het werk, Als een taak klaar is, Bij oplevering, Op een datum of Handmatig. Een termijnfactuur kan automatisch naar de klant gaan zodra de voorwaarde klopt, op werkdagen tussen 08:00 en 18:00. De slottermijn verrekent het minderwerk, en ook het meerwerk, tenzij je kiest voor Apart factureren bij akkoord.
Kosten en bonnen
Bij Kosten houd je bij wat je aan een project uitgeeft. Elke kostenpost heeft een soort, een bedrag excl. btw en eventueel een leverancier. Je voegt tot 6 foto’s van de bon of de leveranciersfactuur toe. Hoort een kostenpost bij een meer- of minderwerk, dan koppel je hem daaraan.
De bedragen van een project
Bovenaan Financieel staan de bedragen van het project:
| Bedrag | Wat het is |
|---|---|
| Aanneemsom | De offertes met akkoord |
| Opdrachtsom | Aanneemsom + meerwerk − minderwerk |
| Kosten | Wat je aan het project uitgeeft |
| Resultaat | Opdrachtsom − kosten |
| Gefactureerd | Wat je al hebt gefactureerd, incl. btw, verdeeld in betaald en openstaand |
| Nog te factureren | Opdrachtsom − gefactureerd, excl. btw |
Op het niveau van je bedrijf zie je per jaar wat te laat is, wat verloopt en wat op akkoord wacht. Eigenaren, beheerders en de Projectleider van het project krijgen een melding als een factuur te laat is of een offerte binnenkort verloopt.
Btw
Per regel kies je het tarief: Btw 21%, 9%, 0% of Verlegd. Bij Verlegd staat "Btw verlegd" op het document. Bedragen in de prijslijst en in de regels zijn excl. btw. Welk tarief voor welk werk geldt, bepaal je zelf of met je boekhouder.
Wat Financieel niet is
Financieel helpt je het geld per project bij te houden, naast de oplevering. Het vervangt je boekhouding niet:
- Geen boekhouding. Er is geen grootboek, geen btw-aangifte en geen koppeling met een boekhoudpakket zoals Exact, Moneybird, e-Boekhouden, SnelStart of Twinfield.
- Alleen een CSV-download. Eigenaren en beheerders downloaden per jaar een CSV-bestand met Facturen, Kosten of Offertes en meerwerk, voor je boekhouder of je eigen administratie. Er is geen UBL- of Peppol-bestand.
- De klant betaalt niet online. Op de factuur staan je betaalgegevens. Er is geen betaallink of QR-code.
Werk je al met bedrijfssoftware voor je administratie, dan kan Sleutelklaar ernaast draaien voor het werk op de bouwplaats. Hoe dat samengaat, lees je in Sleutelklaar en Bouw7. Financieel zit in elk pakket, zie prijzen.
Bronnen
- Burgerlijk Wetboek Boek 7, artikel 7:755 (meerwerk), geraadpleegd op 28 oktober 2026